Vous regardez votre agenda : encore une réunion. Vous y allez “pour être sûr”, parce qu’il faut, parce que “tout le monde y sera”. Et vous en ressortez avec cette sensation familière : beaucoup de paroles, un semblant d’accord, puis… rien. La semaine suivante, même sujet, mêmes tensions, même phrase qui tombe : “Mais on en a déjà parlé.”
Ce qui épuise, ce n’est pas seulement le temps perdu. C’est l’impression de gérer une entreprise où les sujets ne se ferment jamais, où tout reste ouvert, en suspens, en attente de quelqu’un avec des réunions inefficaces.
Sommaire
Le problème réel
Quand une réunion dysfonctionne, le réflexe est rapide : “ils ne préparent pas”, “ils ne s’écoutent pas”, “ils ne prennent pas d’initiatives”. Parfois c’est vrai. Mais la plupart du temps, la réunion est juste le miroir d’un flou plus profond.
Regardez les signaux typiques : trop de participants, dont certains ne savent pas vraiment pourquoi ils sont là. Un “titre” qui remplace l’ordre du jour, donc personne ne sait ce qu’on est censé produire à la fin. Des sujets qui partent dans tous les sens, parce que chacun profite du moment pour “caser” ce qu’il a sur le feu.
Et au bout d’un moment, quelqu’un tranche, souvent celui qui a le plus de poids hiérarchique ou la voix la plus forte, non pas parce que c’est la meilleure décision, mais parce qu’il faut bien sortir de la salle. Puis la réunion déborde, des gens partent avant la fin, et il n’y a ni conclusion solide ni trace exploitable.
Ce n’est pas un défaut individuel. C’est un système qui fabrique mécaniquement ce résultat.
Ce qui est mal compris
La confusion la plus fréquente, c’est de croire qu’une réunion “sert” dès lors qu’on s’est parlé. Dans beaucoup de petites entreprises, la réunion devient une sorte de sas : on y dépose des problèmes, on se rassure en les nommant, et on repart avec l’impression que “c’est pris en compte”.
Sauf que “pris en compte” n’est pas une décision. Et une décision n’est pas une exécution.
Le vrai piège, c’est la phrase implicite que tout le monde se raconte en sortant : “Quelqu’un va gérer”, « Faut faire ça ». C’est confortable, parce que ça évite le conflit (désigner un responsable), ça évite de se tromper (assumer un choix), et ça évite de dire non (renvoyer un sujet). Mais c’est précisément ce confort qui crée la répétition, la lassitude, et la petite colère froide quand le sujet revient.
Un éclairage organisationnel
Une réunion qui patine n’est pas un problème de “discipline”. C’est souvent le résultat de trois choses très concrètes, très organisationnelles.
D’abord, l’entreprise n’a pas clarifié ce qu’elle attend d’une réunion donnée : informer, arbitrer, résoudre, coordonner, ou décider. Quand tout est mélangé, on obtient un objet étrange : on écoute des informations qui pourraient être envoyées, on débat de sujets qui ne seront pas tranchés, et on cherche des solutions sans savoir ce qui est acceptable ou non.
Ensuite, le droit de décider n’est pas net. Donc on discute “à plusieurs” pour se couvrir, puis on finit par attendre que le dirigeant tranche (ou qu’un manager “assume”), parfois en direct, parfois après coup. Dans ce schéma, les participants apprennent vite une chose : donner un avis ne change pas grand-chose. Alors ils se taisent, ou ils parlent pour parler, ou ils viennent “au cas où”.
Enfin, il manque un mécanisme simple de fermeture : à la fin, qu’est-ce qui est décidé, qu’est-ce qui ne l’est pas, et qu’est-ce qui est remis à plus tard. Sans fermeture explicite, la réunion fabrique de l’ambiguïté. Et l’ambiguïté fabrique de la relance, donc… encore des réunions.
Le point clé à voir : la réunion n’est pas le lieu du problème. Elle est l’endroit où le problème devient visible.
Ce que vous pouvez regarder autrement
Plutôt que d’exiger “de meilleures réunions” (ce qui retombe vite sur les personnes), le bon angle est de questionner votre organisation à travers elles.
Quelques questions utiles, qui ne demandent pas de grand discours, juste de l’honnêteté :
- Qu’est-ce qui doit sortir de cette réunion : une information partagée, un choix, ou une liste d’actions ?
- Qui a le pouvoir de trancher ici, et est-ce que tout le monde le sait avant d’entrer ?
- Qu’est-ce qui, dans votre entreprise, pousse à inviter “trop large” (peur d’oublier quelqu’un, besoin de se couvrir, manque de confiance) ?
- Qu’est-ce qui empêche de dire “ce sujet n’est pas mûr” ou “ce n’est pas le bon endroit” ?
- Qu’est-ce qui fait que, chez vous, les sujets reviennent même après en avoir “parlé” ?
Ces questions sont inconfortables, parce qu’elles renvoient à des choix de pilotage : qui porte quoi, qui décide quoi, et comment une décision devient réelle dans la semaine qui suit.
Conclusion
Si vos réunions tournent en rond, ce n’est probablement pas parce que vos équipes sont “mauvaises”. C’est plus souvent parce que l’entreprise n’a pas rendu visibles ses règles de décision et de responsabilité, et qu’elle utilise la réunion comme pansement.
Si un échange peut aider, il vaut mieux parler de votre organisation telle qu’elle est (vos vrais circuits, vos vrais réflexes), plutôt que de chercher une énième manière de “mieux animer”.
Quels types de réunions vous coûtent le plus, aujourd’hui ?
