Si vous lisez cet article c’est que vous ne savez sans doute pas ce que sont des réunions magiques. Pourtant vous les connaissez. Si si, je vous assure, vous avez déjà participé ou animé des réunions magiques. Cherchez un peu. Je suis sûr que vous allez vous en rappeler. Qu’est ce qui d’après vous peut bien rendre une réunion magique ? Cet artefact qui, vous l’avouerez bien, a de plus en plus tendance à produire de moins en moins de valeur.
Alors ? Est-ce ceci ?
Non peut être pas … Mais dans un sens … Réfléchissons-y.
Identifions une réunion magique
Dans ces réunions il y a beaucoup de participants, trop. Et la majorité ne savent pas forcément pourquoi ils sont là. Peut-être par ce qu’il fait chaud, par ce que des croissants étaient proposés, ou pire par ce qu’elle leur a été imposée, et que s’ils ne viennent pas ils n’auront pas leur prime. Vous vous demandez sans doute également pourquoi tout ce monde.
Ok. Passons. Tout le monde est là. Et sans ordre du jour. Le titre vous permet de vous imaginer de quoi vous allez parler. Mais en est-on sûr ? Avez-vous pu vous préparer ?
GO ?
Le meeting démarre donc, avec cette vague idée du sujet. Les débats commencent, mais au fait avec quel objectif ? Bon parlons, négocions, passons plusieurs heures sans but. Mais reconnaissons que les points abordés sont finalement inintéressants. Du coup vous en profitez pour aborder les sujets que vous avez dans votre panier.
Le problème c’est que la plupart des participants sont perdus. Plus personne n’écoute. Les sujets s’éparpillent dans tous les sens. Le Directeur qui a la plus grosse voix finit toujours par conclure les discussions par sa décision. A quoi bon chercher des solutions, à quoi bon donner votre point de vue, à quoi bon venir la prochaine fois ? (Ah si, pour les croissants et la prime) C’est décidé la prochaine fois, vous venez avec votre oreiller et votre smartphone.
L’heure de fin de la réunion est maintenant dépassée. Vous allez être en retard à vos autres meetings et obligations de la journée. Vous pressez les participants à clore les sujets. Vous patientez, mais n’y tenant plus vous quittez la réunion avant une quelconque conclusion ou validation de solution, de toute façon la moitié des chaises sont déjà vides.
Malheureusement vous ne recevrez pas de compte rendu, il n’y en a pas eu, et il n’aurait contenu aucune conclusion, solution ou action à mener.
Quelles sont les conséquences ?
La durée d’une réunion magique n’est pas contrôlable. Tout le monde quitte la réunion sans savoir quoi, qui fera quoi. Tout le monde pense que son collègue prendra en charge les éléments à réaliser. Le responsable de la réunion pense que le problème est solutionné et pris en compte par les participants.
En réalité le problème existe toujours, et personne ne l’a résolu, mais tout le monde est persuadé que quelqu’un d’autre va le faire.
Personne ne réalisera ce qui vient de se passer, ou plutôt de ne pas se passer, avant une prochaine réunion. C’est alors qu’un manager, ou membre du CODIR vous dira peut-être : “Mais je ne comprends pas, on en a déjà discuté, ce problème a été solutionné ! C’est incroyable de devoir répéter les mêmes choses. Qui était en charge de l’application de notre décision ?”. La magie retombe là.
Voilà ce qu’est une réunion magique. Vous avouerez que vous avez déjà participé à ce genre de réunion ? Ce qui est magique c’est que pour tout le monde la réunion a servi à quelque chose et que le problème est résolu, dès que la porte de la salle de réunion a été franchi.
Comment l’éviter ?
Les règles ci-dessous paraissent simples et vous les connaissez sans doute. Mais les appliquez-vous ?
N’invitez à vos réunions que les personnes concernées.
Uniquement celles qui pourront apporter une (vraie) solution et produiront de la valeur. Il conviendra de ne pas dépasser plus de 8 participants. Si des personnes doivent être là pour être informées, inutile de les inviter, un compte rendu de réunion fera l’affaire. Posez-vous la question, ou posez-leur la question, en regardant les participants : Que font-ils là, ont-ils quelque chose à apporter à cette réunion ? Si la réponse est « rien », alors n’hésitez pas à les faire sortir de la réunion.
Il faut toujours communiquer l’ordre du jour, ainsi que son but (qui sera son titre).
Et si des éléments doivent être préparés, bien le préciser aux participants. Également, si des documents seront montrés pendant la réunion, faites-les parvenir quelques jours avant le rendez-vous, ainsi les participants pourront en prendre connaissance avant et non pendant la réunion. Si la réunion a uniquement pour but de faire une présentation d’information, évitez là, préférez un partage du document par d’autres moyens. Recentrez régulièrement la réunion sur son ordre du jour et son objectif.
Si d’autres sujets émergent, notez les pour une autre réunion. Si la réunion se disperse et que tout le monde parle sans s’écouter, n’hésitez pas à brandir votre bâton de parole et rappeler quelques règles : chacun parle à son tour, tout le monde à la parole, on s’écoute, on ne se coupe pas la parole.
Faites court.
L’idéal serait de traiter le sujet en 30 à 45 minutes maximum. Au-delà la dispersion commence et l’attention diminue. Pour cela ne traitez qu’un sujet à la fois. Un sujet par réunion. Ne perdez pas le focus, une réunion est une activité coûteuse pour une entreprise, elle mobilise beaucoup de monde en même temps, elle doit apporter un vrai bénéfice.
Démarrez la réunion à l’heure prévue (tolérance possible bien sûr, max 5min).
Ne reprenez pas la réunion au début pour les retardataires. Ne leur faites même pas un résumé. Vous feriez perdre du temps aux participants à l’heure, à votre réunion et à son objectif. Rappelez simplement à quel chapitre de l’ordre du jour vous en êtes.
Conclure la réunion.
Rappelez et reformulez ce qui a été décidé. Demandez l’approbation de chaque participant. Listez toutes les taches identifiées, précisez qui va les réaliser et si possible pour quand.
Après la réunion, faites un compte-rendu écrit et envoyez-le aux participants et à tous ceux qui doivent être informés.
Inutile d’attirer les gens à vos réunions avec des récompenses. Si la personne est intéressée par la réunion, si elle sait ce qu’il va s’y passer et que vos réunions ne s’éternisent pas, elle reviendra.
Facile non ? Besoin d’un facilitateur ?
