Lundi matin.
Vous ouvrez votre agenda.
Réunion de 9h à 10h30.
Point d’équipe de 11h à 12h.
Déjeuner avec un client.
Réunion projet de 14h à 16h.
Point hebdo de 16h30 à 17h30.
Vous regardez cette journée et vous pensez :
« Quand est-ce que je travaille, moi ? »
Ce n’est pas une journée exceptionnelle, c’est votre quotidien.
Et celui de beaucoup de dirigeants et managers de petites entreprises.
Vous avez l’impression de passer votre vie en réunion. Et pourtant, rien n’avance vraiment.
Sommaire
Le réflexe habituel : accuser les réunions elles-mêmes
Quand on parle de ce problème, la réponse tombe souvent vite :
« Il faut apprendre à dire non. »
« Il faut mieux animer les réunions. »
« Il faut raccourcir, cadrer, structurer. »
Tout ça est vrai, mais ça ne règle rien.
Parce que le problème n’est pas dans les réunions elles-mêmes. Le problème est dans ce qui les produit.
Dans une entreprise, les réunions ne surgissent pas de nulle part, elles sont le symptôme d’autre chose.
D’un fonctionnement qui s’est installé, sans qu’on s’en rende compte et qui transforme chaque sujet en prétexte à se réunir.
Ce qui se passe vraiment
Posez-vous cette question simple : Pourquoi ces réunions existent-elles ?
Souvent, parce que personne ne sait qui décide de quoi, ou parce que les informations ne circulent pas, ou encore parce qu’on a pris l’habitude de « valider ensemble » des sujets qui pourraient se trancher autrement.
Dans beaucoup de petites structures, la réunion est devenue le lieu par défaut.
Le lieu où on informe.
Le lieu où on décide.
Le lieu où on se rassure aussi, parfois.
Résultat : tout finit en réunion, même ce qui n’a pas besoin de l’être.
Même ce qui pourrait se régler par un mail, un message, ou une décision prise sur place par la personne concernée.
Et pendant ce temps, vous, vous êtes coincé.
Parce que si vous n’êtes pas là, rien ne se décide, alors vous venez, vous acceptez l’invitation, vous vous asseyez et vous perdez deux heures sur un sujet qui vous concernait à peine.
La bascule : ce n’est pas un problème de discipline personnelle
Beaucoup de conseils sur les réunions portent sur les comportements individuels.
« Soyez plus ferme. »
« Refusez les invitations inutiles. »
« Participez vraiment quand vous êtes là. »
« Fermez votre téléphone. »
C’est utile, mais c’est insuffisant.
Parce que tant que le système produit des réunions inutiles, vous aurez beau vous discipliner, elles continueront d’exister.
Le vrai sujet est organisationnel.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin de réunir tout le monde pour avancer ?
Qu’est-ce qui manque pour que les décisions se prennent autrement ?
Qu’est-ce qui fait qu’un simple sujet client devient un « point à faire en équipe » ?
Souvent, c’est un problème de clarté. Personne ne sait précisément qui peut trancher quoi et personne ne sait jusqu’où chacun peut aller sans consulter les autres. Alors par précaution, par habitude, ou par réflexe, on réunit.
Et plus vous réunissez, plus vous installez ce réflexe, les gens s’habituent.
Ils attendent la réunion pour avancer, ils gardent leurs questions pour la réunion et ils ne prennent plus de décision seuls, parce qu’ils savent qu’on en parlera « tous ensemble » de toute façon.
L’éclairage organisationnel : ce qui se joue vraiment
Dans une petite entreprise, la proximité donne souvent l’impression que tout le monde sait tout.
On se parle facilement, on se voit tous les jours, donc on pense que l’information circule.
Faux.
L’information ne circule pas, elle remonte, elle descend, elle se perd, elle se déforme et pour compenser, on fait des réunions.
Les réunions deviennent alors le seul lieu où on est sûr que tout le monde a entendu la même chose. Le seul lieu où on peut « aligner » l’équipe, le seul lieu où le dirigeant peut garder la main sur ce qui se passe.
Le problème, c’est que ça ne scale pas, plus l’entreprise grandit, plus il y a de sujets, plus il y a de sujets, plus il y a de réunions.
Et rapidement, vous passez vos journées à réunir au lieu de décider.
Vous devenez un gestionnaire de réunions.
Pas un dirigeant.
Ce qu’on peut regarder autrement
La question n’est pas « comment mieux gérer mes réunions ? ».
La question est « pourquoi ai-je besoin d’autant de réunions ? ».
Regardez votre semaine, listez les réunions récurrentes et pour chacune, demandez-vous :
Qu’est-ce qu’on y fait vraiment ?
Est-ce qu’on informe ? Est-ce qu’on décide ? Est-ce qu’on cherche à résoudre un problème ?
Est-ce que cette réunion existe parce qu’elle est utile, ou parce qu’elle a toujours existé ?
Ensuite, posez-vous cette question plus dure :
Si cette réunion n’existait pas, qu’est-ce qui manquerait pour que les choses avancent quand même ?
Souvent, la réponse pointe vers un manque de clarté organisationnelle, un manque de règles simples, un manque de délégation réelle, un manque de confiance aussi parfois.
Une réunion qui sert à « valider » des décisions que quelqu’un d’autre pourrait prendre, c’est le signe que cette personne n’a pas le cadre pour décider seule.
Une réunion qui sert à « informer », c’est le signe que l’information ne passe pas autrement.
Une réunion qui sert à « recadrer », c’est le signe que les priorités ne sont pas claires au quotidien.
Chaque réunion inutile cache un problème d’organisation, pas un problème de personnes.
Une ouverture simple
Vous ne pouvez pas supprimer toutes les réunions, certaines sont nécessaires, mais vous pouvez probablement en diviser le nombre par deux.
Pas en demandant aux gens de « mieux se comporter ». En changeant ce qui rend les réunions nécessaires.
Commencez par une seule réunion récurrente, celle qui vous agace le plus, celle dont vous sortez en pensant : « J’aurais pu faire autre chose. »
Demandez-vous :
Qu’est-ce que cette réunion essaie de compenser ?
Qu’est-ce qui, s’il était clair, rendrait cette réunion inutile ?
Parfois, c’est une règle de décision, parfois, c’est un canal d’information à créer, parfois, c’est juste un « oui » à donner une bonne fois pour toutes au lieu de le redemander chaque semaine.
Et testez.
Supprimez la réunion pendant un mois, mettez en place ce qui manque à la place, et observez ce qui se passe.
Si ça marche, c’est que le problème n’était pas la réunion, c’était ce qu’elle cachait.
Pour conclure
Trop de réunions, ce n’est pas un problème de gestion du temps, c’est un signal que votre organisation produit de la dépendance au lieu de produire de l’autonomie.
Les réunions utiles existent, mais les réunions inutiles aussi et elles se multiplient quand personne ne sait décider sans réunir.
Si vous passez vos journées en réunion, posez-vous cette question : Qu’est-ce qui, dans mon entreprise, oblige à tout valider en groupe ?
Souvent, la réponse vous montrera où mettre de la clarté, et la clarté, c’est ce qui rend les réunions inutiles.
